1. gr.

Reglur þessar gilda um embætti forseta Íslands, Alþingi, Hæstarétt, dómstóla, Stjórnarráðið og þær stofnanir sem undir það heyra, svo og aðrar stofnanir ríkisins, fyrirtæki í eigu ríkisins, sveitarfélög og afhendingarskylda aðila á þeirra vegum, sbr. 5 gr. laga nr. 66/1985 um Þjóðskjalasafn Íslands.

2. gr.

Reglurnar gilda um frágang og skráningu pappírsskjala afhendingarskyldra aðila, sem ber að afhenda Þjóðskjalasafni Íslands að jafnaði eigi síðar en þegar þau hafa náð þrjátíu ára aldri sbr. 6. gr. laga nr. 66/1985 um Þjóðskjalasafn Íslands. Þar sem héraðsskjalasöfn eru starfandi skulu sveitarfélög og afhendingaskyldir aðilar þeirra afhenda pappírsskjalasöfn sín til viðkomandi héraðsskjalasafns.

3. gr.

Frágangur og skráning pappírsskjala skal uppfylla eftirfarandi atriði:

Hverju skjalasafni skal haldið út af fyrir sig við skráningu þess og gerð geymsluskrár.
Innra skipulagi skjalasafna skal haldið óbreyttu skv. upprunareglu svo skjalaflokkar endurspegli verkefni skjalamyndara.
Hreinsa skal burt fyrirferðarmiklar umbúðir s.s. möppur og fjarlægja bréfaklemmur, teygjur, plast og annað er gæti skaðað skjölin.
Nota skal sýrulausar öskjur og arkir sem Þjóðskjalasafn Íslands eða viðkomandi héraðsskjalasafn mælir með.
Hverjum skjalaflokki skal gefa auðkenni.
Skrá skal hverja örk, sem getur verið bók eða innihald einnar möppu, sem sérfærslu í geymsluskrá.
Í skráningu skal eftirfarandi koma fram við hverja örk: Skjalaflokksauðkenni, heiti undirskjalaflokks, heiti yfirskjalaflokks, afhendingarár, öskjunúmer, arkarnúmer, tímabil og efnisinnihald.
Öskjur skulu merktar með nafni Þjóðskjalasafns Íslands eða viðkomandi héraðs­skjalasafns, nafni skjalamyndara, afhendingarári skjalasafnsins til Þjóðskjalasafns Íslands eða viðkomandi héraðsskjalasafns, auðkenni skjalaflokks og hlaupandi númeri öskjunnar innan skjalaflokksins.
Merkimiða skal líma á öskjur með lími sem Þjóðskjalasafn Íslands eða viðkomandi héraðsskjalasafn mælir með.
Rafræn geymsluskrá skal fylgja afhendingu skjalasafns til Þjóðskjalasafns Íslands eða viðkomandi héraðsskjalasafns.
Afhendingu skulu fylgja útfyllt sérstök eyðublöð Þjóðskjalasafns Íslands eða viðkomandi héraðsskjalasafns um skjalamyndara og um einstaka skjalaflokka sem skulu vera staðfest með undirskrift forstöðumanns stofnunar.

4. gr.

Frágangur skjalasafns og geymsluskrá skulu vera samþykkt af Þjóðskjalasafni áður en skjalasafn er afhent til Þjóðskjalasafns Íslands. Þar sem héraðsskjalasöfn eru starfandi skulu sveitarfélög og afhendingarskyldir aðilar þeirra fá samþykki viðkomandi héraðsskjalasafns áður en skjöl eru afhent þangað.

5. gr.

Reglur þessar eru settar á grundvelli 3. tölul. 4. gr. laga nr. 66/1985 um Þjóðskjalasafn Íslands og taka gildi 1. janúar 2011.

Ólafur Ásgeirsson þjóðskjalavörður.