1. gr.

Heildaráhættustýring: Eftirlitskerfi sem felur m.a. í sér reglur, verkferla og verklag sem sameiginlega miða að því að greina, mæla, meta, stýra og fylgjast með áhættu í starf­semi lífeyrissjóðs.

Innri endurskoðun: Starfsemi sem veitir óháða og hlutlæga staðfestingu og ráðgjöf sem ætlað er að vera virðisaukandi og bæta rekstur fyrirtækja og stofnana. Innri endur­skoðun leggur mat á og bætir virkni áhættustýringar, eftirlitsaðferða og stjórnar­hátta með kerfisbundnum og öguðum vinnubrögðum og styður þannig viðkom­andi fyrirtæki eða stofnun í því að ná markmiðum sínum. Innri endurskoðandi starfar sjálfstætt og tekur ekki ákvarðanir sem tengjast daglegri starfsemi.

Innra eftirlit: Sérhver aðgerð af hálfu stjórnenda, stjórnar og starfsmanna til að stýra áhættu og auka líkur á að settum markmiðum verði náð við rekstur fyrirtækis eða stofnunar. Stjórnendur undirbúa, skipuleggja og stjórna þeim aðgerðum sem þörf er á innan fyrirtækis eða stofnunar til að veita hæfilega vissu fyrir að settum markmiðum verði náð.

Stjórnarhættir: Blanda skipulags og ferla sem innleiddir eru af stjórn til að upplýsa, leiðbeina, stjórna og hafa eftirlit með starfsemi fyrirtækis eða stofnunar. Góðir stjórnar­hættir styðja við gildi og markmið lífeyrissjóðsins.

Skilgreiningar þessar taka mið af stöðlum sem gefnir eru út af alþjóðasamtökum innri endurskoðenda (IIA).

2. gr.

Reglur þessar gilda um endurskoðunardeildir og sjálfstætt starfandi eftirlitsaðila sem annast innri endurskoðun hjá lífeyrissjóðum, sbr. 1. mgr. 34. gr. laga nr. 129/1997 um skyldutryggingu lífeyrisréttinda og starfsemi lífeyrissjóða.

3. gr.

Þeir aðilar sem annast innri endurskoðun hjá lífeyrissjóði skulu vera faglega hæfir og búa yfir nægjanlegri þekkingu og reynslu. Þeir skulu vera óháðir í störfum sínum og taka mið af alþjóðlegum stöðlum um framkvæmd innri endurskoðunar. Þeim er óheimilt að sitja í stjórn lífeyrissjóðs eða starfa við verkefni hjá lífeyrissjóði sem skert geta óhæði þeirra við að sinna eftirlitshlutverki sínu.

Sjálfstætt starfandi eftirlitsaðili getur verið löggiltur endurskoðandi eða sá sem hlotið hefur viðurkenningu Fjármálaeftirlitsins. Lífeyrissjóði er skylt að tilkynna Fjármála­eftirlit­inu án tafar ef skipt er um eftirlitsaðila, þó eigi síðar en 4 vikum eftir að nýr eftirlits­aðili tekur við störfum.

4. gr.

Endurskoðunardeild eða sjálfstætt starfandi eftirlitsaðili lífeyrissjóðs skal hafa erindisbréf frá stjórn sjóðsins, þar sem mælt er fyrir um markmið, umfang og aðgangsheimildir innri endurskoðunar. Slíkt erindisbréf skal m.a. kveða á um þau atriði sem fram koma í 5. – 10. gr. þessara reglna.

5. gr.

Stjórn skal sjá til þess að endurskoðunardeild eða sjálfstætt starfandi eftirlitsaðili hafi eftirfarandi heimildir til að ná fram markmiðum sínum:

Stjórnendur skulu án tafar veita endurskoðunardeild eða sjálfstætt starfandi eftirlitsaðila upplýsingar um öll mikilvæg atriði varðandi öryggisbrest og/eða brot á ákvæðum laga og reglna.

Stjórnendur skulu einnig tryggja að endurskoðunardeild eða sjálfstætt starfandi eftir­lits­aðila sé haldið upplýstum um þróun, nýjungar, vörur og breytingar í rekstri.

Allar starfseiningar og dótturfélög viðkomandi lífeyrissjóðs eiga að falla undir starfssvið innri endurskoðunar. Hið sama á við um útvistuð verkefni. Ætli stjórn sér að hafa annan hátt á ber að rökstyðja það sérstaklega.

6. gr.

Endurskoðunardeild eða sjálfstætt starfandi eftirlitsaðili skal a.m.k. árlega gera tillögu að skipulagningu innri endurskoðunar. Í því felst að gerð sé áhættumiðuð skrifleg endur­skoð­unaráætlun sem lögð skal fyrir stjórn lífeyrissjóðs til samþykktar. Skipulag innri endurskoðunar skal endurnýja reglulega af endurskoðunardeild eða eftirlitsaðila og skulu tillögur um breytingar lagðar fyrir stjórn lífeyrissjóðs til samþykktar.

7. gr.

Endurskoðunardeildir eða sjálfstætt starfandi eftirlitsaðilar lífeyrissjóða skulu leggja mat á skipulag og virkni vöktunar stjórnenda, hvort heildaráhættustýring og innra eftirlit sé að virka eins og til er ætlast og hvort stjórnendur séu að framfylgja góðum stjórnar­háttum.

8. gr.

Endurskoðunardeildir eða sjálfstætt starfandi eftirlitsaðilar lífeyrissjóða skulu leggja mat á eftirlitsumhverfið, þ.e. viðhorf stjórnenda til innra eftirlits og áhættustýringar. Áhersla skal lögð á gæði stjórnarhátta og góðra gilda, skoðun á siða- og samskiptareglum og mikil­vægi samfélagslegs hlutverks lífeyrissjóða sem skilgreindrar einingar tengdar almanna­hagsmunum, sbr. b-lið 7. tölul. 1. gr. laga nr. 79/2008 um endurskoðendur.

9. gr.

Eftirlitsaðgerðir endurskoðunardeildar eða sjálfstætt starfandi eftirlitsaðila skulu m.a. ná til eftirfarandi þátta:

1. Hvort lífeyrissjóðurinn fylgir þeim lögum, reglum og samþykktum, sem um hann gilda, m.a. með athugun á verkferlum og hlítingarskýrslum.
2. Hvort fyrir hendi séu á hverjum tíma skýrar og greinargóðar skriflegar reglur þar sem verksvið, ábyrgð og heimildir einstakra starfsmanna komi fram og hvort farið sé eftir þessum reglum.
3. Hvort í reglum lífeyrissjóðsins felist viðunandi innra eftirlit. Sérstaklega skal kannað hvort í starfsreglum sé nægjanlega skilið á milli þeirra starfsmanna, sem meðhöndla fjármuni og þeirra sem starfa að bókhaldi.
4. Kannana á varðveislu og meðferð fjármuna lífeyrissjóðsins m.a. með reglulegum eignatalningum og athugunum á afstemmingu bókhaldsreikninga.
5. Kannana á skráningu iðgjalda og skráningu og útreikningi lífeyrisréttinda.
6. Kannana á fjárfestingarstefnu, ávöxtun eigna og ráðstöfun fjármuna. Sérstaklega skal kanna samþykktaferli með fjárfestingum, bókunum, verðmati og afstemm­ingum.
7. Kannana á áreiðanleika og gæðum þeirra skýrslna, sem stjórn og fram­kvæmda­stjóri lífeyrissjóðs og opinberir aðilar byggja á.
8. Kannana á upplýsingakerfum lífeyrissjóðs, meðal annars með tilliti til rekstrar­öryggis og að slík kerfi tryggi að hverju sinni séu fyrir hendi fullnægjandi og heildstæðar innri fjárhags-, rekstrar- og eftirlitsupplýsingar og ytri upplýsingar sem hafa þýðingu við ákvarðanatöku.
9. Kannana á skipulagi og virkni heildaráhættustýringar, réttmæti áhættumats, mati á áhættustýringarferlum og skýrslugjöf til stjórnar.
10. Kannana á eftirfylgni vegna fyrri athugasemda innri endurskoðenda.

10. gr.

Niðurstöður einstakra eftirlitsaðgerða skulu liggja fyrir skriflega og þær niðurstöður og vinnugögn í því sambandi skulu varðveitt með skipulegum hætti.

Ábendingum um úrbætur á skipulagi og rekstri lífeyrissjóðs og veikleika í starfsemi hans skal án tafar koma skriflega á framfæri við stjórn og framkvæmdastjóra lífeyrissjóðs. Endurskoðunardeild eða sjálfstætt starfandi eftirlitsaðili skal upplýsa stjórn lífeyrissjóðs um ábendingar samkvæmt 1. ml. þessarar málsgreinar jafnóðum og þær liggja fyrir.

Að lágmarki einu sinni á ári skal endurskoðunardeild eða sjálfstætt starfandi eftirlitsaðili gera stjórn lífeyrissjóðs skriflega grein fyrir meginniðurstöðum aðgerða á sviði innri endurskoðunar og hvort ábendingum um úrbætur hefur verið hrundið í framkvæmd. Endurskoðunardeild eða sjálfstætt starfandi eftirlitsaðili skal koma sömu upplýsingum til endurskoðunarnefndar, sbr. 108. gr. b. í lögum nr. 3/2006 um ársreikninga.

11. gr.

Reglur þessar eru settar með tilvísun til 2. mgr. 35. gr. laga nr. 129/1997 um skyldu­tryggingu lífeyrisréttinda og starfsemi lífeyrissjóða og öðlast þegar gildi. Jafnframt falla úr gildi reglur um endurskoðunardeildir og eftirlitsaðila lífeyrissjóða nr. 687 frá 10. sept­ember 2001.