Gildissvið. 1. gr. Reglur þessar gilda um embætti forseta Íslands, Alþingi, Hæstarétt, dómstóla, Stjórnarráðið og þær stofnanir sem undir það heyra, svo og aðrar stofnanir ríkisins, fyrirtæki í eigu ríkisins, sveitarfélög og stofnanir þeirra og fyrirtæki á þeirra vegum, félagasamtök sem fá meirihluta rekstrarfjár síns með framlagi á fjárlögum og félög sem njóta verulegs styrks af opinberu fé, sbr. 5. gr. laga nr. 66/1985 um Þjóðskjalasafn Íslands. 2. gr. Reglurnar gilda um málalykla sem notaðir eru hjá afhendingarskyldum aðilum til þess að raða og halda utan um skjalaflokkinn málasafn í skjalasafni. Uppbygging. 3. gr. Málalyklar afhendingarskyldra aðila skulu uppfylla eftirfarandi atriði:
| 1. | Málasafn skal flokka þannig að mál sem varða sama verkefni lendi í sama flokki. | | 2. | Að málalykillinn sé stigveldisskipaður og fari frá hinu almenna til hins sértæka. Hverjum flokki á að vera hægt að skipta niður eftir þörfum og fær hver flokkur ákveðið númer. Efnissvið (fyrsta stigið) myndar ytri ramma lykilsins og endurspeglar lögbundin verkefni skjalamyndara. Annað stigið (aðalflokkar) endurspeglar þá starfsþætti sem skjalamyndari notar til að vinna lögbundin verkefni og eru nánari útfærsla á verkefnum hans. Þriðja stigið, og þau sem á eftir koma (undirflokkar), er ítarlegri flokkun á starfsþáttum. | | 3. | Að í málalyklinum fáist gott yfirlit yfir alla starfsþætti skjalamyndara og innbyrðis tengsl þeirra. | | 4. | Að mögulegt sé að bæta inn starfsþáttum í eðlilegu efnissamhengi þegar þess er þörf. | | 5. | Að í málalyklinum séu ekki óútskýrðar eyður eða göt. | | 6. | Að gæta þess að skjöl sem verða grisjuð verði flokkuð á fyrirfram ákveðnum númerum í málalyklinum, en þannig verður hægt að grisja málasafnið án of mikils tilkostnaðar og vinnu. |
Inngangur að málalykli. 4. gr. Hverjum málalykli skal fylgja inngangur þar sem lyklinum og notkun hans er lýst. Í innganginum skulu eftirfarandi atriði koma fram: 1. Gildistími málalykilsins. 2. Lýsing á gerð og notkun málalykilsins. 3. Lýsing á efnissviðum. Gildistími og samþykki. 5. gr. Málalyklar afhendingarskyldra aðila skulu gilda í skjalavörslutímabil sem eru u.þ.b. fimm ár að hvert. 6. gr. Nýir málalyklar skulu samþykktir af Þjóðskjalasafni Íslands áður en þeir eru teknir í notkun, sbr. 6. gr. laga nr. 66/1985 um Þjóðskjalasafn Íslands. Sveitarfélög og stofnanir þeirra sem aðilar eru að héraðsskjalasafni skulu fá málalykla samþykkta af viðkomandi héraðsskjalasafni. Auk þess skal leita eftir samþykki: 1. Þegar skjalavörslutímabil rennur út. 2. Breyting verður á efnissviðum málalykilsins. Gildistaka. 7. gr. Reglur þessar eru settar á grundvelli 3. tölul. 4. gr. laga nr. 66/1985 um Þjóðskjalasafn Íslands og taka gildi 1. ágúst 2010. Þjóðskjalasafni Íslands, 30. júní 2010. Ólafur Ásgeirsson, þjóðskjalavörður. |