Skilgreining.

1. gr.

Kirkjugarðar Reykjavíkurprófastsdæma er sjálfseignarstofnun með sérstöku fjárhaldi, sem lýtur stjórn sem kjörin er samkvæmt 4. gr. og nefnist kirkjugarðsstjórn.

Kirkjugarðar Reykjavíkurprófastsdæma lúta yfirstjórn prófasta og biskups.

Helstu verkefni kirkjugarðsstjórnar.

2. gr.

Kirkjugarðsstjórn hefur m.a. á hendi umsjón og fjárhald Kirkjugarða Reykjavíkur­prófastsdæma, sér um framkvæmd grafartöku og árlegt viðhald legstaða og annast greiðslu kostnaðar af prests­þjónustu vegna útfara og aðra lögboðna starfsemi.

Um nánari útfærslu á lögboðnum verkefnum Kirkjugarða Reykjavíkurprófastsdæma fer eftir fyrir­mælum í lögum og þeim reglugerðum sem settar kunna að verða samkvæmt þeim.

Kirkjugarðsstjórn er heimilt að reka útfararþjónustu og skal sú starfsemi og fjárhagur henni tengdur vera algerlega aðskilin frá lögboðnum verkefnum kirkjugarðsstjórnar og verkefnum sem henni er heimilt að takast á hendur samkvæmt lögum.

Kirkjugarðsstjórn er heimilt að fela sérstakri framkvæmdastjórn að annast þau verkefni sem tilgreind eru í reglum þessum. Um skipan framkvæmdastjórnar fer samkvæmt 8. gr.

Kapella, líkhús og aðstaða starfsmanna.

3. gr.

Kirkjugarðsstjórn er heimilt að kosta og annast rekstur kapellu og líkhúss við þá kirkjugarða sem þörf er á, enda bitni sá rekstur ekki á lögbundnum verkefnum. Heimilt er og að koma upp húsnæðis­aðstöðu fyrir starfsmenn kirkjugarðanna.

Skipan kirkjugarðsstjórnar.

4. gr.

Kirkjugarðsstjórn skal skipuð með eftirfarandi hætti:

1. Einn fulltrúi og einn til vara skal kosinn af hverri sóknarnefnd úr hópi aðal- og vara­manna í nefndinni og skal kosningin vera til fjögurra ára í senn.
2. Einn fulltrúi og einn til vara skal kosinn til jafn langs tíma af hverjum utan­þjóðkirkju­söfnuði, sem hefur a.m.k. 1.500 meðlimi 16 ára og eldri. Fulltrúum kirkju­deilda sem hafa færri en 1.500 meðlimi 16 ára og eldri má boða til samráðs­fundar einu sinni á ári ef þurfa þykir.
3. Bálfararfélag Íslands kýs, ef því er að skipta, einn fulltrúa í kirkjugarðsstjórn og einn til vara til fjögurra ára.
4. Prófastar í Reykjavíkurprófastsdæmum sitja fundi hvor sitt árið og er hinn þá vara­maður. Þeir hafa atkvæðisrétt þegar tala fundarmanna er jöfn.

Ráðning forstjóra, verkefni hans og kjör.

5. gr.

Kirkjugarðsstjórn ræður forstjóra að fengnum tillögum framkvæmdastjórnar. Forstjóri sér um daglegan rekstur kirkjugarðanna, annast ráðningu starfsfólks og sér um framkvæmdir í samráði við framkvæmdastjórn, samkvæmt erindisbréfi sem kirkjugarðsstjórn setur.

Framkvæmdastjórn semur um ráðningarkjör og önnur starfskjör forstjóra.

Tilkynningar um fulltrúa í kirkjugarðsstjórn, fundarboð o.fl.

6. gr.

Sóknarnefndum, utanþjóðkirkjusöfnuðum og Bálfararfélagi Íslands, ef því er að skipta, ber að tilkynna skriflega til forstjóra Kirkjugarða Reykjavíkurprófastsdæma, fyrir hönd kirkjugarðsstjórnar, hverjir verði aðal- og varamenn í kirkju­garðs­stjórn strax og kosning þeirra hefur farið fram. Í tilkynningu skal greina nafn viðkomandi, heimilisfang, tölvu­póstfang og símanúmer, svo og hvert eigi að beina fundarboði, sé það ekki til heimilis viðkomandi.

Boðun á fundi í kirkjugarðsstjórn telst réttilega send og fram komin, sé hún send með sannanlegum hætti og nægilegum fyrirvara til þess staðar, sem tilkynntur hefur verið fyrir hvern aðalmann samkvæmt því sem segir í 1. mgr.

Ef aðalmaður forfallast eftir að hann hefur fengið fundarboð ábyrgist hann að varamaður verði boðaður í sinn stað.

Sjái aðalmaður fram á forföll af sinni hálfu, t.d. vegna fjarvista eða veikinda, getur hann tilkynnt það fyrirfram til forstjóra að hann geti ekki sótt fundi í kirkjugarðsstjórn tiltekið tímabil og óskað þess að fundarboði verði beint til varamanns síns. Ber þá kirkjugarðsstjórn ábyrgð á boðun vara­manns.

Fundir kirkjugarðsstjórnar.

7. gr.

Kirkjugarðsstjórn heldur fundi svo oft sem þurfa þykir.

Halda skal fund í kirkjugarðsstjórn óski helmingur eða fleiri fulltrúar eftir því skriflega við formann.

Aðalfund kirkjugarðsstjórnar skal halda eigi síðar en í maímánuði ár hvert og skulu þar teknir fyrir eftirtaldir dagskrárliðir.

1. Skýrsla formanns um starfsemina á næstliðnu ári.
2. Endurskoðaðir reikningar um tekjur og gjöld og um efnahag Kirkjugarða Reykja­víkur­prófasts­dæma skýrðir og lagðir fram til samþykktar.
3. Skýrsla um starfsemi útfararþjónustu.
4. Endurskoðaðir reikningar um tekjur og gjöld og um efnahag Útfararstofu Kirkju­garðanna ehf. (ÚK ehf.) skýrðir og lagðir fram til samþykktar.
5. Kosning í stjórn ÚK ehf. til eins árs.
6. Ákvörðun á þóknun fyrir setu í framkvæmdastjórn Kirkjugarða Reykjavíkur­prófasts­dæma og fyrir setu í stjórn ÚK ehf.
7. Kosning í framkvæmdastjórn KGRP, sbr. 8. gr.
8. Kosning tveggja skoðunarmanna reikninga Kirkjugarða Reykjavíkurprófastsdæma og ÚK ehf. og tveggja til vara til tveggja ára
9. Önnur mál, löglega fram borin.

Endurskoðaðir reikningar samkvæmt 2. og 4. tl. skulu sendir fundarmönnum með aðal­fundar­boði.

Boða skal aðalfund með 10 daga fyrirvara, en aðra fundi með minnst viku fyrirvara. Heimilt er að senda fundarboð, reikninga og önnur fundargögn með rafrænum hætti.

Framkvæmdastjórn.

8. gr.

Kirkjugarðsstjórn skal á aðalfundi 2016 kjósa úr sínum hópi formann, tvo meðstjórnendur og tvo varamenn í framkvæmdastjórn til tveggja ára. Formaður skal kosinn sérstaklega. Að öðru leyti skiptir stjórnin með sér verkum.

Á tveggja ára fresti skal hluti kjörinna aðalmanna og varamanna ganga úr fram­kvæmda­stjórn sem hér segir:

Árið 2018 skal einn af þremur kjörinna aðalmanna og annar varamanna ganga úr fram­kvæmda­stjórninni og ræður hlutkesti, nema samkomulag sé innan nefndarinnar.
Árið 2020 skulu tveir af þremur aðalmönnum ganga úr framkvæmdastjórninni og annar vara­manna.

Skal síðan kosið um hluta framkvæmdastjórnar á tveggja ára fresti eftirleiðis í samræmi við ofan­greint skipulag.

Framkvæmdastjórn annast þau verkefni, í umboði og á ábyrgð kirkjugarðsstjórnar, sem henni eru fengin með reglum þessum. Formaður og varaformaður framkvæmdastjórnar skulu jafnframt vera formaður og varaformaður kirkjugarðsstjórnar.

Kirkjugarðsstjórn ákveður þóknun til þeirra sem sitja í framkvæmdastjórn.

Helstu verkefni framkvæmdastjórnar.

9. gr.

Framkvæmdastjórn fer í umboði kirkjugarðsstjórnar með stjórn og umsjón með öllum rekstri Kirkjugarða Reykjavíkurprófastsdæma. Hún gerir í lok hvers árs áætlun um tekjur og gjöld kirkju­garðanna fyrir næsta ár.

Framkvæmdastjórn ber ábyrgð á því að saminn sé reikningur um tekjur og gjöld næstliðins árs og efnahagsreikningur, sem lagður skal fyrir aðalfund.

Ársreikningar skulu endurskoðaðir af löggiltum endurskoðanda.

Kjósa skal skoðunarmenn reikninga úr hópi stjórnarmanna í kirkjugarðsstjórn og skal þeim heimill allur aðgangur að bókhaldi og fylgiskjölum.

Framkvæmdastjórn skal, í umboði kirkjugarðsstjórnar, annast um að endurskoðaðir reikningar séu sendir Ríkisendurskoðun fyrir 1. júní ár hvert fyrir næstliðið ár. Jafnframt skal sveitarstjórnum þeim sem standa að Reykjavíkurprófastsdæmum sendir ársreikningar.

10. gr.

Framkvæmdastjórn felur forstjóra að sjá um starfsmannaráðningar og setja starfsmönnum erindisbréf eða starfslýsingu í samráði við framkvæmdastjórn.

Fundir framkvæmdastjórnar.

11. gr.

Framkvæmdastjórn heldur fundi mánaðarlega eða oftar ef þurfa þykir.

Halda skal fundi í framkvæmdastjórn ef formaður ákveður eða ef tveir aðrir fram­kvæmda­stjórnar­menn eða forstjóri krefjast þess.

Formaður boðar til fundar í framkvæmdastjórn, eða forstjóri í umboði hans, og skal boða fund með a.m.k. sólarhringsfyrirvara.

Forstjóri situr fundi framkvæmdastjórnar og undirbýr þá.

Útfararþjónusta.

12. gr.

Kirkjugarðsstjórn skal heimilt að annast rekstur á útfararþjónustu í því formi sem lög leyfa, að fengnu leyfi sýslumanns.

Hafa skal rekstur útfararþjónustu og fjárhag henni tengdan algerlega aðskilinn frá starfsemi sem telst til lögboðinna verkefna kirkjugarðsstjórnar.

Reglur um starfsemi útfararþjónustu.

13. gr.

Kirkjugarðsstjórn skal samhliða ákvörðun um rekstur útfararþjónustu setja slíkri starfsemi reglur um stjórn, starfsfólk, verkefni, markmið um arðsemi rekstrar, reikningsskil o.fl. og skulu þær reglur bornar upp til samþykktar á fundi í kirkjugarðsstjórn.

Reikningsskil fyrir útfararþjónustu.

14. gr.

Gera skal sérstakan ársreikning um rekstur og efnahag útfararþjónustu og skal sá reikningur endurskoðaður af löggiltum endurskoðanda.

Lagagrundvöllur - gildistaka.

15. gr.

Reglur þessar, sem samdar eru af kirkjugarðsstjórn Kirkjugarða Reykjavíkurprófastsdæma á grund­velli 51. gr. laga nr. 36/1993 um kirkjugarða, greftrun og líkbrennslu, staðfestast hér með til að öðlast gildi þegar í stað. Jafnframt falla úr gildi reglur fyrir Kirkjugarða Reykjavíkurprófastsdæma nr. 241/1995.

Innanríkisráðuneytinu, 18. ágúst 2015.

F. h. r.

Hermann Sæmundsson.

Fanney Óskarsdóttir.