Gildissvið. 1. gr. Reglur þessar gilda um embætti forseta Íslands, Alþingi, Hæstarétt, dómstóla, Stjórnarráðið og þær stofnanir sem undir það heyra, svo og aðrar stofnanir ríkisins, fyrirtæki í eigu ríkisins, sveitarfélög og stofnanir þeirra og fyrirtæki á þeirra vegum, félagasamtök sem fá meirihluta rekstrarfjár síns með framlagi á fjárlögum og félög sem njóta verulegs styrks af opinberu fé, sbr. 5. gr. laga nr. 66/1985 um Þjóðskjalasafn Íslands. Orðið afhendingaraðili er hér notað yfir alla þá sem reglur þessar taka til skv. ofangreindum lögum. 2. gr. Reglurnar gilda um eftirfarandi rafræn skjalavörslukerfi:
| 1. | Kerfi með rafræna skráningu á málum og skjölum og með varðveislu allra skjala á pappír, þ.e. rafræn dagbókarkerfi. | | 2. | Kerfi með rafræna skráningu á málum og skjölum og varðveislu á skjölum bæði á pappír og rafrænt, þ.e. rafræn mála- og skjalavörslukerfi. | | 3. | Kerfi með rafræna skráningu á málum og skjölum og rafræna varðveislu á öllum skjölum, þ.e. rafræn mála- og skjalavörslukerfi. |
Tilkynning. 3. gr. Afhendingaraðilar skulu tilkynna kerfi sem nefnd eru í 2. gr. til Þjóðskjalasafns Íslands. Sveitarfélög og stofnanir þeirra og fyrirtæki á þeirra vegum sem aðilar eru að héraðsskjalasafni, sem uppfyllir skilyrði þjóðskjalavarðar um varðveislu rafrænna gagna, skulu tilkynna kerfin til viðkomandi héraðsskjalasafns. Tilkynna skal kerfin þegar: 1. Skjalavörslutímabil rennur út. 2. Grundvallarbreyting verður á leitaraðferðum kerfisins. 3. Grundvallarbreyting verður á notkunarsviði kerfisins. 4. Grundvallarbreyting verður á innihaldi skráningarhluta kerfisins. 5. Farið er að varðveita skjöl að hluta eða öllu leyti rafrænt. Tilkynna skal ný kerfi eigi síðar en 3 mánuðum áður en þau eru tekin í notkun. Kerfi sem verður notað af fleiri en einum afhendingaraðila skal tilkynnt af aðila sem stendur fyrir innleiðingu, þróun og viðhaldi kerfisins. 4. gr. Tilkynna skal kerfið á eyðublaði frá Þjóðskjalasafni Íslands. Með tilkynningu skal leggja fram: 1. Lýsingu á leitaraðferðum. 2. Notkunarreglur fyrir kerfið. 3. Tæknilega lýsingu á gagnauppbyggingu kerfisins. Ef kerfið verður ekki notað sem venslagagnagrunnur skal með tilkynningunni einnig fylgja greinargerð um hvernig hægt er að útbúa vörsluútgáfu sem venslagagnagrunn skv. gildandi reglum Þjóðskjalasafns Íslands um afhendingu vörsluútgáfu gagna úr rafrænum gagnakerfum afhendingarskyldra aðila. Samþykki. 5. gr. Kerfi má ekki taka í notkun fyrr en samþykki Þjóðskjalasafns Íslands eða héraðsskjalasafns, þ.e. þess skjalasafns sem tekur við tilkynningu um kerfið, liggur fyrir. Þegar viðtökuskjalasafn samþykkir kerfi til notkunar ákveður það jafnframt hvenær afhenda skal því vörsluútgáfu gagna úr kerfinu. Afmörkun. 6. gr. Notkunarsvið rafræns skjalavörslukerfis sem getið er í 2. gr. verður að vera skipulagslega og efnislega afmarkað. Fyrir kerfi sem nefnt er í 2. tölul. 2. gr., skulu jafnframt gilda þessi skilyrði:
| 1. | Það verður að vera skýr skipulagsleg eða efnisleg afmörkun á þeim sviðum/skjalaflokkum þar sem um er að ræða pappírsskjalavörslu og á þeim sviðum/skjalaflokkum þar sem skjalavarslan er rafræn. | | 2. | Yfirfærsla frá pappírsskjalavörslu til rafrænnar skjalavörslu verður að gilda um öll skjöl og mál innan viðkomandi sviðs/skjalaflokks og gilda frá sama degi. |
7. gr. Rafræn skjalavörslukerfi skulu skiptast í skjalavörslutímabil sem eru u.þ.b. fimm ár hvert. 8. gr. Hefja skal nýtt skjalavörslutímabil í rafrænu skjalavörslukerfi þegar: 1. Yfirstandandi skjalavörslutímabili lýkur. 2. Grundvallarbreyting verður á leitaraðferðum. 3. Grundvallarbreyting verður á notkunarsviði. 4. Grundvallarbreyting verður á uppbyggingu og innihaldi skráningarhlutans. Skipulag og rekstur. 9. gr. Rafrænt skjalavörslukerfi verður að vera skipulagt með þeim hætti að hægt sé að finna með nákvæmni og með fullnægjandi hætti hvert skjal sem tilheyrir tilteknu máli. Afhendingaraðili skal, þegar kerfi er tilkynnt, gera grein fyrir því hvernig hægt verður að finna í vörsluútgáfu skjöl sem tilheyra sama máli. 10. gr. Í kerfum skv. 2. og 3. tölul. 2. gr., skal tilgreina vistunarsnið hvers skjals. 11. gr. Í skjalavörslukerfi, sem notað er af fleiri en einum afhendingaraðila, skal í skráningu máls og skjals koma fram hvaða afhendingaraðli það er sem skráir mál eða skjal. Þegar viðhöfð er deildaskipt skjalavarsla, í kerfi sem nefnt er í 1. og 2. tölul. 2. gr., skal í skráningu máls og skjals koma fram hvaða deild það er sem skráir mál eða skjal. 12. gr. Afhendingaraðili á að semja reglur um notkun hvers rafræns skjalavörslukerfis þar sem skráð eru skjöl sem afhendingaraðli notar, myndar eða tekur við. Notkunarreglur eiga að stuðla að góðri og öruggri skjalavörslu og skulu innihalda m.a.:
| A. | Fyrir öll kerfi skal semja:
Lýsingu á leitaraðferðum og reglum um notkun þeirra. | | B. | Fyrir kerfi sem nefnd eru í 1. tölul. 2. gr., skal einnig semja:
Lýsingu á vinnuferli við frágang og vörslu mála og skjala. | | C. | Fyrir kerfi sem nefnd eru í 2. og 3. tölul. 2. gr., skal semja:
| 1. | Lýsingu á skönnunarferli. | | 2. | Lýsingu á ferli skráningar og varðveislu skjala sem ekki eru skönnuð eða eru aðeins skönnuð að hluta. | | 3. | Lýsingu á sniði skjala sem varðveitt eru í kerfinu. | | 4. | Lýsingu á framkvæmd þess þegar sniði skjala er breytt í snið vörsluútgáfunnar, hér með talin lýsing á framkvæmd milliliðalausrar yfirfærslu í snið vörsluútgáfu, þar sem slíkt er nauðsynlegt til að tryggja varðveislu. |
|
Gildistaka. 13. gr. Reglur þessar eru settar á grundvelli 3. tölul. 4. gr. laga nr. 66/1985 um Þjóðskjalasafn Íslands. Þær taka gildi 1. ágúst 2010. Þar með falla úr gildi reglur um tilkynningu og samþykkt rafrænna skjalavörslukerfa afhendingarskyldra aðila til Þjóðskjalasafns Íslands frá 1. ágúst 2009. Þjóðskjalasafni Íslands, 30. júní 2010. Ólafur Ásgeirsson, þjóðskjalavörður. |