1. gr.

Skráning formlegra samskipta.

Skrá skal í málaskrá ráðuneytis formleg samskipti milli ráðuneyta sem og við aðila utan þess. Með formlegum samskiptum er átt við:

1. Innkomin skrifleg erindi þar sem óskað er formlegs svars eða afstöðu ráðuneytis eða leitast við að upplýsa ráðuneytið með formlegum eða opinberum hætti um afstöðu þess sem ber erindið fram jafnvel þótt svars sé ekki óskað sem og önnur innkomin skrifleg erindi sem teljast hafa að geyma mikilvægar upplýsingar.
2. Útsend skrifleg erindi og svör sem fela í sér formlega málaleitan, ákvörðun eða afstöðu af hálfu ráðuneytis vegna málefna sem heyra undir það sem og önnur útsend skrifleg erindi sem teljast hafa að geyma mikilvægar upplýsingar.
3. Fundi sem formlega er boðað til um tiltekin mál sem til meðferðar eru í ráðuneyti. Að lágmarki skal skrá upplýsingar um að fundur hafi átt sér stað, hvenær fundurinn var haldinn og hverjir sátu fundinn. Komi fram upplýsingar á fundi sem hafa þýðingu við meðferð og afgreiðslu máls, eða teljast almennt mikilvægar vegna málefna sem heyra undir ráðuneytið og ekki koma fram í öðrum skráðum gögnum, skal jafnframt skrá minnispunkta um það í málaskrá.

2. gr.

Skráning óformlegra samskipta.

Skrá skal í málaskrá ráðuneytis óformleg samskipti milli ráðuneyta sem og við aðila utan þess ef þar koma fram mikilvægar upplýsingar um málefni sem heyra undir ráðuneyti. Með óformlegum samskiptum er átt við munnleg samskipti, þar á meðal símtöl og fundi, þar sem lýst er afstöðu eða veittar upplýsingar sem teljast hafa þýðingu fyrir mál sem er til meðferðar í ráðuneyti eða teljast mikilvægar vegna málefna sem heyra undir ráðuneytið, enda komi afstaðan eða upplýsingarnar ekki fram í öðrum skráðum gögnum. Skrá skal hvenær samskipti fóru fram, milli hverra og efni upplýsinga sem um ræðir.

3. gr.

Gildistaka o.fl.

Reglur þessar, sem settar eru á grundvelli 2. mgr. 11. gr. laga um Stjórnarráð Íslands, öðlast þegar gildi. Við gildistöku reglnanna falla úr gildi reglur nr. 1200/2013, um skráningu formlegra samskipta í Stjórnarráði Íslands.

Um skyldu ráðuneyta í Stjórnarráði Íslands til skráningar mála og upplýsinga gilda jafnframt ákvæði upplýsingalaga, sbr. og ákvæði laga um opinber skjalasöfn.

Forsætisráðuneytinu, 15. apríl 2016.

Sigurður Ingi Jóhannsson.

Ragnhildur Arnljótsdóttir.