1. gr.

Gildissvið.

Reglur þessar gilda um afhendingarskylda aðila sem falla undir 1. og 2. mgr. 14. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn.

Reglurnar gilda um málalykla sem afhendingarskyldir aðilar skulu nota til þess að raða og halda utan um skjalaflokkinn málasafn í skjalasafni.

2. gr.

Uppbygging.

Málalyklar afhendingarskyldra aðila skulu uppfylla eftirfarandi atriði:

1. Málasafn skal flokka þannig að mál sem varða sama verkefni lendi í sama flokki.
2. Málalykillinn sé stigveldisskipaður og fari frá hinu almenna til hins sértæka. Hverjum flokki á að vera hægt að skipta niður eftir þörfum og fær hver flokkur einkvæmt númer. Efnissvið (fyrsta stigið) myndar ytri ramma lykilsins og endurspeglar verkefni afhendingarskylds aðila. Annað stigið (aðalflokkar) endurspeglar þá starfsþætti sem afhendingarskyldur aðili notar til að vinna verkefni og eru nánari útfærsla á verk­efnum hans. Þriðja stigið, og þau sem á eftir koma (undirflokkar), er ítarlegri flokkun á starfsþáttum.
3. Í málalyklinum fáist gott yfirlit yfir alla starfsþætti hins afhendingarskylda aðila og innbyrðis tengsl þeirra.
4. Mögulegt sé að bæta inn starfsþáttum í eðlilegu efnissamhengi þegar þess er þörf.
5. Í málalyklinum séu ekki óútskýrðar eyður eða göt.
6. Gæta þess að skjöl sem verða grisjuð verði flokkuð á fyrirfram ákveðnum númerum í málalyklinum.

3. gr.

Inngangur að málalykli.

Hverjum málalykli skal fylgja inngangur þar sem lyklinum og notkun hans er lýst. Í inn­ganginum skulu eftirfarandi atriði koma fram:

1. Gildistími málalykilsins.
2. Lýsing á gerð og notkun málalykilsins.
3. Lýsing á efnissviðum.

4. gr.

Gildistími og samþykki.

Málalyklar afhendingarskyldra aðila skulu gilda í skjalavörslutímabil sem er að jafnaði fimm ár að lengd.

Nýir málalyklar skulu samþykktir af því opinbera skjalasafni sem viðkomandi aðili er afhend­ingarskyldur til áður en þeir eru teknir í notkun. Auk þess skal leita eftir samþykki:

1. Fyrir hvert nýtt skjalavörslutímabil.
2. Ef breyting verður á efnissviðum málalykilsins.

5. gr.

Gildistaka.

Reglur þessar eru settar á grundvelli 23. gr. laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn og voru staðfestar af ráðherra 9. júní 2015.

Þær taka gildi 1. júlí 2015.

Reglur Þjóðskjalasafns Íslands um málalykla afhendingarskyldra aðila nr. 622 frá 30. júní 2010 falla úr gildi frá sama tíma.

Þjóðskjalasafni Íslands, 12. júní 2015.

Eiríkur G. Guðmundsson þjóðskjalavörður.