1. gr.

Gildissvið og markmið.

Reglur þessar gilda um störf ráðgefandi hæfnisnefnda, skv. 39. gr. b laga nr. 70/1996 um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins.

Tilgangur reglnanna er að stuðla að því að val á forstöðumönnum ráðist af hæfni umsækjenda og grundvallist á ráðningarferli þar sem jafnræði og gagnsæi eru höfð að leiðarljósi.

2. gr.

Skipan hæfnisnefndar.

Hlutaðeigandi ráðherra eða stjórn er heimilt að skipa ráðgefandi hæfnisnefnd. Hæfnisnefnd skal skipuð þremur einstaklingum og skal að því gætt að í henni sé fyrir hendi góð þekking á starfsemi hlutaðeigandi stofnunar og mannauðsmálum. Jafnframt skal gætt að ákvæðum laga um jafna stöðu og jafnan rétt kynjanna varðandi skipan í nefndina.

3. gr.

Sérstakt hæfi nefndarmanna.

Um sérstakt hæfi nefndarmanna fer eftir ákvæðum II. kafla stjórnsýslulaga.

Ef umsækjandi telur að nefndarmaður sé vanhæfur skal hann svo fljótt sem auðið er gera ráðherra eða stjórn grein fyrir þeirri afstöðu sinni á rökstuddan hátt. Athugasemdirnar skulu sendar hæfnis­nefndinni til úrlausnar.

4. gr.

Verkefni hæfnisnefndar.

Starf hæfnisnefndar skal miða að því að leiða í ljós með gagnsæjum hætti hvaða umsækjandi eða umsækjendur séu hæfastir til að hljóta viðkomandi starf forstöðumanns. Nefndin skal í hvívetna gæta samræmis gagnvart umsækjendum, þannig að jafnræði sé í heiðri haft. Hæfnisnefnd skal vera sjálfstæð í störfum sínum að öðru leyti en því er greinir í 2. og 3. mgr. um staðfestingu hlutaðeigandi ráðherra eða stjórnar á áætlun um ráðningarferli.

Við upphaf starfs hæfnisnefndar skal ráðherra eða stjórn, að fenginni tillögu nefndarinnar, gera áætlun um ráðningarferli. Til grundvallar slíkri áætlun eru þeir þættir sem leiða má af auglýsingu um starfið, þeim reglum sem um það gilda og öðrum málefnalegum sjónarmiðum. Í áætlun skal meðal annars koma fram til hvaða atriða hæfnisnefnd er skylt eða heimilt að líta við mat á einstökum þáttum og hverjar skuli vera áherslur í því sambandi. Jafnframt skal koma fram í áætluninni hvaða aðferða­fræði eigi að beita við mat á umsækjendum að öðru leyti, t.d. hvort leggja eigi fyrir skrifleg verkefni af tilteknu tagi, og hvert skuli vera fyrirkomulag viðtala umfram það sem kveðið er á um í 5. gr. Loks skal áætlunin kveða á um hvaða frest nefndin hafi til að ljúka verkefni sínu.

Telji nefnd nauðsynlegt síðar í ráðningarferlinu að bæta við matsþáttum eða fella þá út, ellegar breyta vægi einstakra matsþátta, skal hún afla samþykkis hlutaðeigandi ráðherra eða stjórnar.

5. gr.

Nánar um málsmeðferð.

Hæfnisnefnd fer yfir og metur umsóknir, fylgigögn með þeim og aðrar þær upplýsingar sem aflað er í samræmi við áætlun um ráðningarferli, sbr. 2. mgr. 4. gr. Nefndin skal gæta þess að skrá niður meginatriði þess sem fram kemur í viðtölum við umsækjendur og umsagnaraðila.

Í því skyni að stuðla að jafnræði milli umsækjenda er nefndinni rétt að styðjast við staðlaðan spurningalista í viðtölum. Nefndarmenn skulu hver í sínu lagi meta umsækjendur áður en þeir bera saman bækur sínar.

Gæta skal að andmælarétti umsækjanda samkvæmt stjórnsýslulögum, einkum þannig að sé byggt á upplýsingum, sem hæfnisnefnd aflar frá þriðja aðila, sem eru umsækjanda í óhag, þá hafi honum áður gefist kostur á að tjá sig um þær.

6. gr.

Skýrsla hæfnisnefndar.

Hæfnisnefnd skal skila skýrslu til ráðherra eða stjórnar um störf sín. Þar skal í stuttu máli rekja ráðningarferlið, forsendur þess, gögn og vinnubrögð, þar á meðal hvernig samskiptum nefndar við ráðuneyti eða stjórn, umsækjendur og umsagnaraðila hefur verið háttað. Í skýrslunni skal koma fram með rökstuddum hætti hvaða umsækjendur séu að mati nefndarinnar hæfastir, miðað við þau sjónar­mið sem leggja ber til grundvallar. Jafnframt skal með sama hætti koma fram hvort og þá hverjir aðrir af umsækjendum hafi verið taldir koma til álita og hverjir ekki.

Þegar skýrsla hæfnisnefndar liggur fyrir metur hlutaðeigandi ráðherra eða stjórn hvort ástæða sé til frekari gagna- eða upplýsingaöflunar, svo sem í formi viðtala.

Niðurstaða hæfnisnefndar er ráðgefandi, sbr. 39. gr. b laga nr. 70/1996 um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins, en við ákvörðun hlutaðeigandi ráðherra eða stjórnar ber að taka mið af fyrir­liggjandi ráðningaráætlun, sbr. 2. og 3. mgr. 4. gr.

7. gr.

Þagnarskylda.

Nefndarmenn skulu gæta þagnmælsku um atriði er varða umsækjendur og þeir fá vitneskju um í starfi sínu, í samræmi við ákvæði X. kafla stjórnsýslulaga.

8. gr.

Varðveisla gagna og aðgangur að þeim.

Gögn hæfnisnefndar skulu varðveitt í skjalasafni hlutaðeigandi stjórnvalds sem jafnframt leysir úr beiðnum um aðgang að gögnum á grundvelli stjórnsýslulaga og upplýsingalaga.

9. gr.

Þóknun nefndarmanna og annar kostnaður.

Nefndarmönnum í hæfnisnefnd skal greidd þóknun fyrir störf sín samkvæmt ákvörðun hlutað­eigandi ráðherra eða stjórnar sem skipar hæfnisnefnd hverju sinni. Forsendur fyrir ákvörðun þókn­unar skulu liggja fyrir við upphaf skipunar og hafa hliðsjón af úrskurðum þóknananefndar. Hlutað­eigandi ráðuneyti eða stjórn sér nefnd fyrir starfsfólki og starfsaðstöðu ef þörf krefur og greiðir annan kostnað af störfum hennar.

10. gr.

Gildistaka.

Reglur þessar, sem settar eru með heimild í 39. gr. b laga nr. 70/1996 um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins, öðlast þegar gildi.

Fjármála- og efnahagsráðuneytinu, 13. desember 2023.

Þórdís Kolbrún Reykfjörð Gylfadóttir.