Gildissvið. 1. gr. Reglur þessar gilda um grisjun í skjalasöfnum sveitarfélaga, sýslu- og héraðsnefnda og byggðasamlaga sem og öllum embættum, stofnunum og fyrirtækjum á vegum þessara aðila, sbr. 5. gr. laga nr. 66/1985 um Þjóðskjalasafn Íslands og 5. gr. reglugerðar nr. 283/1994 um héraðsskjalasöfn. 2. gr. Reglurnar gilda um eyðingu skjala á pappír. Grisjunarheimild. 3. gr. Heimilt er að grisja eftirfarandi skjöl úr skjalasöfnum sveitarfélaga og stofnana þeirra:
| 1. | Fylgiskjöl bókhalds og undirgögn bókhalds sjö árum eftir að reikningsári lýkur. Varðveita skal þó sem sýnishorn öll fylgiskjöl bókhalds frá apríl, ágúst og desember fyrir ár sem enda á 0 og 5. | | 2. | Útgefið efni frá öðrum aðilum s.s. ársreikninga, ársskýrslur og fréttabréf nema skjölin hafi kallað á ályktanir eða sérstakar aðgerðir viðkomandi sveitarfélags. Er það þá varðveitt í málasafni. | | 3. | Afrit og endurrit fundargerða stofnana og byggðasamlaga þegar hagnýtu gildi er lokið, enda sé frumrit varðveitt hjá viðkomandi stofnun eða byggðasamlagi. Varðveita skal skjölin hafi þau kallað á ályktanir eða sérstakar aðgerðir viðkomandi sveitarfélags. Eru þau þá varðveitt í málasafni. | | 4. | Aðsendar kynningar á þjónustu og ráðstefnum, tilkynningar, auglýsingar og dreifibréf nema skjölin hafi kallað á ályktanir eða sérstakar aðgerðir viðkomandi sveitarfélags eða stofnunar sveitarfélags. Eru þau þá varðveitt í málasafni. | | 5. | Afrit flutningstilkynninga þegar hagnýtu gildi er lokið en frumrit eru varðveitt hjá Þjóðskrá Íslands. | | 6. | Álagningaskrár útsvara þegar hagnýtu gildi er lokið en frumrit eru varðveitt hjá skattstjórum. | | 7. | Fasteignamatskrá þegar hagnýtu gildi er lokið en frumrit er varðveitt hjá Þjóðskrá Íslands. | | 8. | Afturkallanir á starfsábyrgðartryggingum nema þær afturkallanir sem snúa að byggingarstjórum sem hafa verk í viðkomandi umdæmi. Eru þær þá varðveittar í málasafni. Frumrit eru varðveitt hjá umhverfisráðuneyti. | | 9. | Prófúrlausnir nemenda í grunnskólum tveimur árum eftir að skólaári lýkur, að undanskilinni varðveislu allra prófúrlausna á einu skólaári á tíu ára fresti fyrir ár sem enda á tölustafnum 0. |
Skráning grisjunarskjala. 4. gr. Skrá skal þau skjöl sem grisjuð eru skv. heimild í 3. gr. á sérstök eyðublöð í tvíriti. Þau skulu staðfest með undirskrift forstöðumanns og annað eintakið lagt upp í skjalasafn viðkomandi skjalamyndara en hitt sent viðkomandi héraðsskjalasafni eða Þjóðskjalasafni Íslands ef sveitarfélag er ekki aðili að héraðsskjalasafni. Gildistaka. 5. gr. Með þessum reglum falla úr gildi fyrri reglur um grisjun skjala í skjalasöfnum sveitarfélaga sem birtar voru á bls. 12-13 í Skjalavarsla sveitarfélaga (Reykjavík 1997). 6. gr. Reglur þessar eru settar með vísan til 7. gr. laga nr. 66/1985 um Þjóðskjalasafn Íslands, 8. gr. reglugerðar um héraðsskjalasöfn nr. 283/1994 og heimild stjórnarnefndar Þjóðskjalasafns Íslands 11. febrúar og 30. júní 2010. Þær taka gildi 1. ágúst 2010. Þjóðskjalasafni Íslands, 30. júní 2010. Ólafur Ásgeirsson, þjóðskjalavörður. |